NEW YEAR NEW YOU!

Trong thời đại con người bị cuốn vào đủ các loại thông tin, có cái thụ động như 1 cuộc tấn công âm thầm, có cái quan trọng cần đọc để nắm được cho công việc hay cuộc sống, thì quản lý thời gian hiệu quả không phải vấn đề của riêng ai.

Trong 2024, LeoX cũng đặt mục tiêu để làm việc hiệu quả hơn, dùng ít thời gian hơn nhưng xử lý được nhiều công việc hơn. Cụ thể thì bài viết dưới đây là những bước LeoX dự định sẽ thực hiện trong 2024. Có những cái đã làm rồi, có những cái biết nhưng chưa làm, có những cái làm chưa nghiêm túc. Ðầu năm khai xuân mở bút viết lại từng bước như một lời tự nhắc nhở bản thân – cũng là truyền thống viết bài phát triển bản thân và cuộc sống cho năm mới như trước nay vẫn vậy.

Bước 1. Liệt kê nhiệm vụ

• Có những nhiệm vụ nào cần làm?
• Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ
• Outcomes/ Kết quả của nhiệm vụ là gì?

Bước này giúp đầu óc có tổ chức, phân chia rõ ràng không trùng lặp khiến cho ta cảm thấy bị ngợp. Chưa kịp làm gì thì đã thấy xây xẩm mặt mày vì quá nhiều thứ không biết bắt đầu từ đâu. Ðó cũng là lý do nhiều khi ta không muốn bắt tay vào việc gì và tìm cách trì hoãn vì chỉ nghĩ tới số lượng thôi đã thấy oải.

Bước 2: Phân loại và dán nhãn cho mỗi nhiệm vụ

• Cái nào Quan trọng + Khẩn cấp
• Cái nào Quan trọng
• Cái nào Khẩn cấp
• Tất cả những thứ còn lại

Bước này giúp chúng ta khi cạn năng lượng vẫn hoàn thành được những thứ cần thiết nhất theo thứ tự ưu tiên. Nếu thiếu bước này, có những khi đang làm thứ quan trọng thì sẽ bị gián đoạn bởi thứ khẩn cấp và thành đẽo cày giữa đường.

Bước 1và bước 2 trên LeoX hay sử dụng app Trello để thực hiện. App dùng cực hay lại còn miễn phí với 1 số lượng boards đủ dùng cho nhu cầu cá nhân, cho nhóm hoặc DN thì mới cần nâng cấp. Bạn nào chưa biết thì tham khảo nhé. Icon của Trello như ảnh dưới.

Logo app Trello

Bước 3: Ði thẳng vào vấn đề

Thứ quan trọng thường là thứ khó và cần thời gian xử lý. Tâm lý của chúng ta khi gặp thứ khó thường sẽ là muốn lảng tránh nó, để sau. Tâm lý này có thể được xử lý bằng cách chia việc quan trọng ra thành các việc nhỏ hơn, thậm chí thành từng bước một. Khi làm 1 bước thì chỉ tập trung bước đó thôi.

Hồi làm hệ thống dữ liệu cho leox-vn, LeoX cũng bị chóng mặt hoa mắt vì khối lượng lớn dữ liệu cần sắp xếp và xử lý. Nghĩ tổ chức hết được từ dữ liệu từng cổ phiếu, từng ngành, rồi từng loại hàng hóa, từng loại chỉ số vĩ mô thì rối không biết bắt đầu từ đâu mà thấy ngán. Thế là tách nhỏ ra thành từng bước nhỏ xíu một. Việc đầu tiên LeoX làm là ngồi đặt tên cho từng dữ liệu theo hệ thống. Chỉ 1 bước đó thôi đã. Khi đã làm được những bước đầu tiên thì dường như sự tập trung và liền mạch tư duy sẽ tự kéo ta đi tiếp.

Bước 4: Loại bỏ các sự xao nhãng

Cùng với việc dán nhãn nhiệm vụ là dán nhãn thời gian tối đa cho mỗi nhiệm vụ. Chúng ta nên có 1 cái pomodoro ( 1 kiểu timer set sẵn số phút) và quản lý bản thân theo các khung thời gian này, ví dụ như mỗi 20 phút hay mỗi 30 phút ta làm được gì.

Trên bàn làm việc của LeoX thường hay có 1 cục timer như thế này, set sẵn số phút theo các block thời gian phổ biến mình cần để xử lý 1 số dạng công việc. Cái này sẽ giúp tránh đc sự xao lãng khi set timer trên điện thoại , lỡ thấy cái thông báo gì lại bị lơ đãng trôi theo. Loại này xài thấy tiện ích mà ngon bổ rẻ nè, trên shopee nhiều lắm.

Pomodoro dạng cube chia sẵn các khung thời gian.

Chủ yếu chúng ta sẽ bị xao nhãng bởi các kênh thông tin như tin nhắn, zalo, mạng xã hội … do đó nên cách ly các thiết bị gây xao nhãng này, dù chỉ trong khung thời gian xác định làm việc. Ví dụ trong 20′ mà không check tin nhắn hay email chắc cũng không tới nỗi bị hậu quả gì nghiêm trọng. Còn nếu liên tục check não chúng ta sẽ thường xuyên nhảy nhót như con khỉ và không chịu ngồi yên. Nó dẫn tới hệ quả là không thể tập trung và việc gì cũng như đẽo cày giữa đường.

Với một cái pomodoro kiểu block như thế này, chúng ta sẽ có khá nhiều block thời gian trong 1 ngày, mỗi block 25 phút hay 1 tiếng để xử lý 1 nhiệm vụ cụ thể đã xác định ưu tiên theo quan trọng và khẩn cấp. Như vậy thì khó mà có 1 ngày nào thấy trôi qua lãng xẹt.

Bước 5: Self-management

Thực ra bản chất chúng ta đang không “quản lý thời gian” (time management) đâu mà đúng ra phải là quản lý bản thân (self- management ). Các bạn có đồng ý ko?

Thời gian mỗi ng đều có 24 tiếng, vấn đề là quản lý bản thân làm sao để 24 tiếng đó không lãng phí và vô ích thôi. Khi chúng ta thay đổi định nghĩa quản lý thời gian thành quản lý bản thân, chúng ta sẽ thấy trách nhiệm nằm ở kiểm soát sự xao nhãng và buông thả của mình là phần lớn.

Và để quản lý được bản thân, việc tỉnh thức và ở hiện tại thay vì bị lôi đi 1 cách thụ động là vô cùng quan trọng. Chúng ta có thể cải thiện được điều này thông qua thiền định hoặc đơn giản là các kỹ thuật grounding (LeoX tạm dịch là quay về mặt đất/ hiện tại). Tự về hiện tại trong ít phút để tự hỏi xem mình đang làm gì, có đang bị công việc / thông tin/ sự kiện … lôi đi 1 cách thụ động và vô thức hay không?

Khi ta bị lôi đi 1 cách thụ động, thường trông ta sẽ rất bận rộn nhưng lại rất kém hiệu quả. Ðôi khi nó thỏa mãn cái tôi rằng ta bận rộn, ta quan trọng, nhưng đường dài việc kém sáng suốt tỉnh táo trong trạng thái bị động sẽ khiến ta kém hiệu quả vì những lựa chọn hay quyết định sai.

Bước 6: Quán chiếu, reflection

LeoX có cuốn sổ kế hoạch theo ngày mỗi năm kiểu như dưới đây.

Sổ kế hoạch theo ngày, mỗi ngày là trang.

Cuốn sổ này có 365 ngày và mỗi ngày là 1 trang. Mỗi ngày làm được gì LeoX đều tự ghi vào đó để ghi nhận bản thân, kể cả là việc tập thể dục hay dành thời gian với con, hay giúp đỡ ai việc gì đó ngoài công việc như một cuốn journal về 1 ngày của bản thân.

Nếu chỉ ghi mỗi công việc thôi thì không nên vì cuộc sống của chúng ta đầu phải chỉ xoay quanh công việc ? Có những ngày chưa làm được nhiều việc nhưng ghi lại hết giúp chúng ta không bị cuốn vào cảm xúc tiêu cực như là thấy bản thân đã lãng phí 1 ngày hay 1 ngày vô dụng.

Một năm nhìn lại cả 365 trang sẽ thấy 1 năm trôi qua làm được những gì, tránh cảm giác ngoảnh đi ngoảnh lại đã hết năm. Mỗi ngày phải giở 1 tờ, nên cũng cảm nhận được mình đã dùng hết bao nhiêu thời gian của một năm, đã lãng phí bao nhiêu trang trắng/ gần như trắng. Thậm chí đánh dấu lại những ngày mình thấy tự hào về bản thân.

Ghi nhận bản thân là cần thiết, lòng biết ơn cũng cần thiết nhất là với những bạn chọn đi đường dài vì nó giúp bạn giữ sự lạc quan và không đốt năng lượng vào các suy nghĩ có tính tiêu cực. Ðồng thời nhìn lại để chỉnh sửa và tối ưu cho những ngày sau đó.

Chúc các bạn năm mới 2024 hiệu quả và có nhiều tự hào về bản thân. New year – New you nào mọi người. Mục tiêu New You của các bạn là gì vậy?

Tác giả: LeoX Nguyen
Nguồn: leox.vn